دستورالعمل بازدید و ممیزی ایمنی ساختمان های اداری
ممیزی ایمنی
توجه به اصل اثر بخشی در اقدامات ایمنی، کلمه اثربخشی در ساده ترین شکل خود بصورت انجام دادن کارهای درست تعریف می شود. از تعریف فوق بر می آید که اصولاً اثر بخشی عملیات با تعریف صحیح فعالیت های آتی و در نتیجه شناسایی و تدوین دقیق، واقع نگرانه و منطقی اهداف در ارتباط است ناگفته پیداست هر سازمان و سیستمی که بطور دقیق و کمی نداند مقصد نهایش اش کجاست نه تنها در انتخاب مسیر ناکام خواهد ماند بلکه ممکن است بنا به دلایل مختلف با انتخاب مسیرهای خطا و اشتباه باعث اتلاف منابع ملی، انسانی و سایر دارایی های سازمان گردد.
با توجه به مطالب ذکر شده مبنی بر آگاهی از وضعیت موجود برای تعریف اهداف و همچنین امکان سنجش پیشرفتها نسبت به دوره های قبل و شناسایی نقاط ضعف ، قو قت و برنامه ریزی اصولی برای اصلاح یا تقویت هر بیشتر آنها و همچنین تاکید بر روی شناسایی و کنترل خطرات در قیاس با حوادث، روشهای متفاوتی وجود دارد که یکی از آنها روش ممیزی ایمنی می باشد.
مفهوم ممیزی:
بر اساس تعریف انجمن مهندسین ایمنی آمریکا (ASSE) ممیزی ایمنی، یک ارزیابی دقیق، دوره ای و سیستماتیک از یک سیستم است که از طریق آن می توان بطور کمی وضعیت ایمنی را برآورده کرده و از آن بعنوان محملی برای برنامه ریزی های بعدی و سنجش پیشرفت های حاصله و نقاط ضعف احتمالی استفاده کرد.
انواع ممیزی:
ممیزی های ایمنی را می توان از دیدگاه های مختلف طبقه بندی نمود. در بخش زیر نمونه ای از این طبقه بندی ها ارائه شده است:
- ممیزی جامع
- ممیزی محدود
- ممیزی رسمی
- ممیزی غیر رسمی
- ممیزی داخلی
- ممیزی خارجی
بایستی خاطر نشان کرد که یک ممیزی ایمنی زمانی جامع و کامل محسوب خواهد شد که بتواند کلیه موارد مرتبط با ایمنی را مورد کنکاش قراردهد. موارد زیر نمونه ای از این تاکیدات است:
- مشخص نمودن نقاط ضعف و قوت برنامه های ایمنی و شدت و ضعف آنها
- ارزیابی اهداف بلند، میان و کوتاه مدت سازمان از نظر اهمیت دادن آنها به موارد ایمنی و بهداشتی
- ارزیابی قوانین، مقررات، دستورالعمل ها و … سازمان در زمینه مسائل مرتبط با ایمنی
- شناسایی شرایط ناایمنی در سازمان
- سیستم های ثبت، ضبط و آنالیز مستندات
- روند انتخاب شغل، گردش شغلی، تغییر شغل و …
عناصر اصلی ممیزی ایمنی
عناصر اساسی و عمده یک برنامه ممیزی ایمنی را در 5 اصل زیر خلاصه کرد:
- پیش بینی و شناسایی موقعیت ها و شرایط ایجاد کننده خسارات و تلفات
- ارزیابی توان خسارت خطرات فوق که به نوعی تعیین ریسک خطرات محسوب می شود
- تعیین روش های برای حذف یا کاهش خسارات خطرات موجود که می تواند بر اساس کاهش احتمال وقوع، شدت پیامدها و یا هر دو آنها نمود پیدا کند.
- بکارگیری استراتژی های تعیین شده در سازماندهی که اجرای پیشنهادات ارائه شده در مرحله قبلی را در بر می گیرید.
- پایش و کنترل تغییرات
به روشنی پیداست که عناصر پنجگانه یاد شده از چرخه بهبود مداوم دمینگ بر طرح ریزی (plan)، اجراء(do) کنترل (check) و عمل (act) پیروی می کند (شکل روی جلد) که نتیجه نهائی و دائمی آن می تواند به شکل بهبود و افزایش شاخص های عملکردی سیستم ایمنی ظهور نماید.
اجرای ممیزی ایمنی می تواند مزایای متعددی برای سازمانها به دنبال داشته باشد که مهمترین آنها عبارتند از:
- تعیین نارسایی ها و نواقص موجود در روش های عملیاتی
- کاهش هزینه ها و جرایم پرداختی
- تعیین اولویت های ایمنی و بهداشتی
- کمک به مدیریت در تعریف و تعیین اهداف میان مدت و بلند مدت ( افزایش اثر بخشی)
- امکان تخصیص مناسب منابع در دسترس و در نتیجه بهبود کارآیی
- کمک به افزایش سطح بهره وری
- ارتقاء سطح ایمنی و …
همانگونه که اشاره شد طراحی چک لیست ها یکی از مراحل بحرانی در ممیزی ایمنی محسوب می شود. برای تعریف و طراحی هر چه بهتر چک لیست ها رعایت موارد زیر حائز اهمیت خواهد بود:
- بازدید و بازرسی دقیق محیط کار
- مصاحبه با تعدادی از کارگران
- مصاحبه با مدیران، کارشناسان ، متخصصان و غیره
- مصاحبه با اعضاء کمیته ای ایمنی
- بررسی اسناد مرتبط
دستورالعمل اجرای ممیزی
هر چند ممکن است مراحل اجرای ممیزی در سازمان های مختلف با در نظر داشتن محدودیت ها و امکانات متفاوت با تفاوت های همراه باشد ولی مراحل کلی زیر برای اجرای ممیزی پیشنهاد شده است:
برنامه ریزی قبلی:
یکی از مراحل اساسی در اجرای مطالعه، آشنایی کامل با محیط و فرآیندهای کاری آن است. مرحله بعدی برنامه ریزی و سازماندهی برنامه هاست که می تواند به جلوگیری از اتلاف وقت و بی نظمی بیانجامد.
برای افزایش اثر بخشی برنامه ممیزی ایمنی، افراد تیم بایستی با موارد زیر آشنا باشند:
- موارد نیازمند انجام ممیزی
- جنبه های از هر مورد که نیازمند ارزیابی اند.
- شرایط نیازمند انجام ممیزی
- تکرار ممیزی
- افرادی که بایستی ممیزی را انجام دهند.
تعیین اهداف
اهداف ممیزی ایمنی ممکن است یکی از موارد زیر باشد:
- مراقبت از تبعیت شرکت یا سازمان از قوانین و استانداردهای موجود
- شناسایی نقاط بحرانی و حساس دارای پتانسیل خطر
- پی بردن به نواقص موجود در سیستم ایمنی سازمان
- ارائه راه های پیشگیری از وقوع حوادث
اولویت بندی اقدامات
در اولویت بندی اقدامات منابع مورد نیاز برای انجام ممیزی شناسایی شده و شیوه استفاده از آنها تعیین می شود. در این مرحله همچنین پیش بینی های لازم برای انتقال یا تقسیم مسئولیت ها صورت می پذیرد.
برآورد هزینه ها
مرحله سوم در جریان برنامه ریزی برآورد هزینه های اجرای ممیزی ایمنی است بخشی از اقدامات هزینه بر ممیزی می تواند شامل موارد ذیل باشد:
- استخدام اعضاء تیم
- خرید تجهیزات لازم برای مطالعه
- هزینه انجام اقدامات اصلاحی
- و غیره
تعیین وسایل و تجهیزات مورد نیاز:
تجهیزات مورد استفاده برای انجام ممیزی می تواند شامل موارد زیر باشد:
- فرمهای ارزیابی
- چک لیست های اختصاصی
- صدا سنج
- لوکس متر تجهیزات قرائت مستقیم اندازه گیری آلاینده ها
- دستگاههای نمونه برداری
- تجهیزات اندازه گیری شرایط جوی و …
متد اجرای ممیزی
- انتخاب مجری مطالعه
- تعیین سازمان یا سیستم مورد مطالعه
- انتخاب تیم کارشناسی
- تعیین اهداف مطالعه
روش اجرایی ممیزی داخلی
فهرست:
1- تعاریف (ممیزی، ممیزی داخلی و …)
2- مسئوليت ها(معاون تضمين كيفيت، مسئول اداره ممیزی و …)
3- روش اجرا
- مميزي داخلي سيستم كيفيت
- چک ليست مميزي داخلي
- انتخاب تيم مميزي
- برنامه ريزي مميزي
- اجراي مميزی
- جلسه افتتاحيه
- مميزي در سايت
- جلسه اختتاميه
- نحوه گزارش و پيگيري نتايج مميزی داخلي
- رفرنس
- فلوچارت مميزی داخلی
هدف: ایجاد و برقراری مکانیزمی جهت انجام ممیزی های داخلی به منظور حصول اطمینان از انطباق سیستم طرح ریزی شده با الزامات سیستم مدیریت ایمنی، بهداشت و محیط زیست و اثر بخشی اجرا و نگهداری سیستم مدیریت بهداشت ، ایمنی و محیط زیست.
دامنه کاربرد: این روش اجرایی در کلیه واحدهای شهرداری منطقه 8 کاربرد دارد.
تعاریف:
- ممیزی: فرآیندی سیستماتیک، مستقل، مستند برای گردآوری شواهد ممیزی و ارزیابی عینی آن به منظور تعیین میزان انطباق و برآورده شدن الزامات و معیارهای ممیزی.
- برنامه ریزی ممیزی: مجموعه ای از یک یا چند برنامه ممیزی برنامه ریزی شده در یک چارچوب زمانی مشخص با هدف دستیابی به منظوری مشخص.
- ممیز: شخص واجد مهارت و شایستگی که توانایی انجام ممیزی را داشته و یک ممیزی را انجام می دهد.
- ممیزی شونده: سازمانی که مورد ممیزی قرار می گیرد.
- اصلاح: انجام اقداماتی به منظور حذف یک عدم انطباق مشاهده شده.
- اقدام اصلاحی: هر گونه اقدامی به منظور حذف علل بروز عدم انطباق های مشاهده شده یا سایر شرایط ناخواسته بالفعل.
- معیارهای ممیزی: مجموعه ای از خط مشی ها، روش های اجرایی، دستورالعمل ها یا نیازمندی هایی که بعنوان مرجع ممیزی مورد استفاده قرار می گیرند.
- شواهد ممیزی: سوابق و فرم های مربوط به مشاهده واقعیات عینی یا سایر اطلاعات مرتبط با معیارهای ممیزی.
- یافته های ممیزی: نتایج حاصل از ارزیابی شواهد ممیزی جمع آوری شده نسبت به معیارهای ممیزی.
روش کار:
1-4 تیم ممیزی
افرادی صاحب صلاحیت به پیشنهاد نماینده مدیریت و تصویب مدیر عامل بعنوان ممیزین داخلی سیستم مدیریت بهداشت ، ایمنی و محیط زیست انتخاب می شوند. از میان ممیزین منصوب شده یک نفر توسط نماینده مدیریت بعنوان سرپرست تیم ممیزی داخلی انتخاب می شود. تیم ممیزی بایستی دارای شرایط زیر باشند:
- آشنایی کافی با فعالیت های شهرداری و مستندات مربوطه داشته باشند.
- آشنایی کامل با اصول ، مبانی و الزامات سیستم مدیریت بهداشت، ایمنی و محیط زیست مورد ممیزی داشته باشند.
- آشنایی با فرآیند ممیزی داشته باشند.
2-4 برنامه ریزی ممیزی داخلی
- ممیزی داخلی هر 6 ماه یکبار صورت می گیرد. برحسب صلاحدید نماینده مدیریت و براساس نتایج حاصل از انجام ممیزی های قبلی، تعداد دفعات ممیزی در طول سال قابل افزایش است.
- سرپرست تیم ممیزی حداقل یک هفته قبل از ممیزی ، برنامه تفصیلی ممیزی داخلی را با هماهنگی اعضا تیم ممیزی و واحد بهداشت، ایمنی و محیط زیست تهیه می نماید که پس از تایید نماینده مدیریت به واحدهای مربوطه ارسال می شود.
در برنامه ریزی ممیزی داخلی به نکات زیر توجه می شود:
- نتایج ممیزی های دوره قبل
- پیچیدگی و اهمیت فعالیت ها
- استقلال تیم ممیزی از واحد ممیزی شونده (ممیزین داخلی می باید فاقد مسئولیت مستقیم در واحد تحت ممیزی باشند).
قبل از ممیزی ، سرپرست و اعضا تیم ممیزی اقدام به تهیه یا بازنگری چک لیست ممیزی می نمایند. چک لیست ممیزی بایستی کلیه الزامات سیستم مدیریت بهداشت ، ایمنی و محیط زیست مستقر را پوشش داده و حتی الامکان حاوی سوالاتی از مدارک و مستندات و فعالیت های شهرداری منطقه 8 باشد.
3-4 انجام ممیزی
ممیزان داخلی براساس برنامه ریزی صورت گرفته و با هدایت و نظارت کامل سرپرست تیم ممیزی، اقدام به ممیزی می نمایند . ممیزان داخلی بر اساس یافته ها و شواهد ممیزی که در چک لیست سوالات ثبت می شود در صورت اطمینان از وجود عدم انطباق ، فرم عدم انطباق ممیزی داخلی را تکمیل نموده و اقدامات اصلاحی مورد نیاز را پس از تعیین در اختیار سرپرست تیم ممیزی قرار می دهند . سرپرست تیم ممیزی گزارش نهایی عدم انطباق ها را به نماینده مدیریت ارسال می نماید. همچنین یک نسخه کپی از عدم انطباق ها در اختیار واحد قرار داده می شود تا اقدامات اصلاحی تعیین شده را اجرا نمایند.
4-4 ممیزی مجدد
ممیزی مجدد (پیگیری عدم انطباق ها) با توجه به مهلت انجام اقدامات اصلاحی توسط تیم ممیزی انجام می شود. در صور تیکه در زمان پیگیری مجدد توسط ممیز اقدامات انجام شده اثر بخشی لازم را جهت رفع عدم انطباق ها و علل مورد نظر نداشته باشد طبق روش اجرایی اقدامات ا صلاحی و پیشگیرانه اقدامات لازم را بعمل می آورد.
5-4 گزارش تحلیلی ممیزی
پس از پایان ممیزی، سرپرست تیم ممیزی نتایج ممیزی را جمع بندی نموده وگزارش تحلیلی ممیزی را تهیه و عدم انطباق ها و علل آن را بصورت آماری مورد بحث قرار می دهد و گزارش را به نماینده مدیریت ارائه می کند تا نماینده مدیریت از آن در تهیه گزارش بازنگری مدیریت استفاده نماید.
5 پیوست :
- فرم عدم انطباق
- فرم برنامه اجرایی ممیزی داخلی
- فرم برنامه سالیانه ممیزی داخلی
- فرم چک لیست ممیزی داخلی
